menjadi Steering yang baik

Langkah-langkah yang perlu kita tempuh untuk menjadi seorang moderator adalah:

1. Menguasai topik permasalahan yang diseminarkan, kemudian menyiapkan kalimat pengantar sebelum mempersilakan pembicara angkat bicara. Syukur-syukur kita sebagai moderator sudah membaca makalah atau slide materi seluruh narasumber yang hadir.
2. Mengetahui kondisi dan latar belakang audiens untuk memilih diksi (pilihan kata) dan kostum yang pas.
3. Mengetahui profil dan kapasitas pembicara seminar sehingga bisa menggali lebih dalam kepada narasumber tentang materi yang diseminarkan. Tentunya tidak salah alamat dalam melontarkan pertanyaan.
4. Mengetahui rundown acara, berapa durasi waktu yang disediakan untuk masing-masing narasumber, berapa lama waktu tanya-jawab yang disediakan, berapa sesi tanya jawab yang direncanakan. Kapan istirahat, kapan serius, kapan santai.
5. Menyiapkan alert notes (kertas peringatan) untuk mengingatkan narasumber mengenai waktu yang tersedia. Misal, “Mohon maaf, waktu tinggal 5 menit lagi, mohon segera disimpulkan dan diakhiri..”; “Mohon maaf waktu presentasi bapak/ibu telah habis, mohon segera diakhiri. Terima kasih.. “; atau kata-kata lain yang halus dan sopan.
6. Menyiapkan bloknote/ buku catatan dan ballpoint untuk mencatat poin-poin penting yang disampaikan oleh para narasumber, nantinya catatan-catatan kecil itu akan kita bacakan sebagai kesimpulan setelah sang narasumber selesai presentasi. Selain itu bloknote juga berfungsi untuk mencatat nama dan pertanyaan yang diajukan oleh audiens saat sesi tanya jawab berlangsung.
7. Menyiapkan kostum yang sesuai dengan seminar yang kita moderatori. Untuk mengetahui kostum seperti apa yang sesuai, kita perlu koordinasi dan konsultasi kepada panitia. Apakah memakai batik, kemeja, baju koko, kaos, jas, atau yang lain, tentu kita sebagai moderator harus menyesuaikan dengan audiens dan pembicara. Jangan sampai kostum kita mbedani dhewe (beda sendiri).
8. Menyiapkan jam tangan atau ponsel sebagai alarm atau count down waktu. Hal ini penting agar seminar yang kita pandu berjalan tepat waktu sesuai perencanaan dan tentunya tidak molor.

Aktivitas Moderator pada Hari-H

Urutan aktivitas seorang moderator adalah sebagai berikut

1) Moderator harusnya hadir jauh sebelum acara dimulai. Bukan dadakan. Dengan demikian, moderator bisa turut menyiapkan perangkat atau memastikan ketersediaan alat dan bahwa itu semua berfungsi

• Meja dan kursi pembicara di depan
• Kursi pembicara yang tidak sedang berbicara
• Pengeras suara
• LCD proyektor

2) Moderator “membriefing” panitia, sebelum acara dimulai, untuk perihal-perihal sebagai berikut:

• Minta kurikulum vitae; siapkan/bikin sendiri juga, just in case
• Kalo air minum dari moderator atau narasumber habis, minta ke panitia agar langsung saja ganti dengan yang baru
• Ingatkan agar panitia memberikan minum/makanan dari sebelah kanan belakang
• Tunjuk/kenali panitia yang mengoperasikan perangkat elektronik misal sound system dan slide
• Buat kesepakatan komunikasi dengan panitia, terutama bila Anda butuh bantuan hingga membutuhkan panitia untuk maju ke depan menghampiri Anda

3) Saat Pembicara memasuki ruangan, siapkan tempat duduk sejak awal. Bilang ke panitia untuk mengkhususkan kursi tertentu, dijaga agar tidak diduduki oleh peserta yang datang terlebih dulu. Narasumber bisa diantar oleh panitia acara untuk kemudian diperkenalkan kepada moderator.

4) Moderator memperkenalkan diri kepada narasumber

5) Pembicara mengisi kurikulum vitae. Siapkan ballpoint, just in case. Namun sebelumnya, tanyakan apakah pembicara memiliki kurikulum vitae yang dibawa sendiri dari rumah. Tanyakan bagaimanakah dia sang pembicara ingin diperkenalkan. Bisa jadi dia punya pencapaian atau prestasi atau informasi apapun yang belum terdapat di form CV. Bisa jadi juga dia sudah menyiapkan CV yang amat panjang -misal 6 halaman- dan dia punya arahan terkait mana-mana saja yang perlu dibacakan. Intinya, buat sang pembicara senang atas bagaimana dia diperkenalkan.

6) Setelah pembicara rampung mengisi CV, moderator melakukan koordinasi dengan pembicara terkait:

• CV pembicara. Bacalah CV yang telah ditulis pembicara. Pastikan Anda bisa membaca semua tulisan yang ada. Jika ada yang tak jelas, langsung tanyakan, jangan sampai ada kejadian Anda terbata-bata atau kelihatan bingung ketika sedang membaca CV. Yang paling utama, jangan sampai Anda salah mengeja nama pembicara. Terutama untuk nama dengan ejaan lama dan yang memiliki huruf o atau e (untuk orang jawa).
• Kisi-kisi materi, dikonfirmasikan lagi tentang apa yang akan moderator sampaikan sebagai pengantar. Terkadang apa yang disampaikan narasumber berbeda dengan apa yang sudah jadi arahan panitia. Maka hal ini harus dikomunikasikan dengan baik.
• Kesepakatan masalah waktu. Informasikan berapa waktu total yang dimiliki pembicara atau bahkan setiap pembicara. Jika acara ternyata molor, maka sampaikan juga modifikasi jadwalnya.
• Pemberitahuan manakala waktu habis. Sampaikan bagaimana Anda akan mengkomunikasikan habisnya waktu kepada pembicara. Tunjukkan contoh “surat cinta” yang akan Anda sodorkan kepada mereka.
• Tanyakan tentang penyiapan laptop; mau minta dipasangkan atau lebih suka pasang sendiri? Termasuk juga sistem audio yang nyambung ke laptop. Lalu tanyakan, apakah butuh bantuan operator untuk slide?
• Jangan paksa narasumber untuk banyak berbicara. Pahami bahwa banyak pembicara/narasumber yang butuh membentuk konsentrasi dan mengondisikan diri sebelum mereka maju ke panggung. Jikapun mereka mengajak Anda ngobrol, jangan obrolkan hal-hal yang tidak relevan dengan apa yang akan dia sampaikan.

7) Masuk acara Pembukaan: pembacaan agenda acara oleh MC, sambutan-sambutan, dan apapun yang masuk pada prosesi pembukaan kegiatan. Sebagai moderator, Anda sebaiknya duduk manis memperhatikan. Siapapun yg memberi sambutan, pastinya adalah orang penting yg berharap Anda juga turut memperhatikan dia berbicara.

8 ) MC menyerahkan acara kepada Anda sebagai Moderator, setelah sebelumnya memperkenalkan. Gunakan dokumen perkenalan diri sesuai amunisi yang telah Anda siapkan.

9) Sesi Pertama

• Ucapkan salam setelah sebelumnya menebarkan senyum kepada hadirin. Dan ketika mengucapkan salam, pastikan Anda memandang hadirin, jangan menunduk melihat naskah/meja.
• Memberikan pengantar materi, misal mengapa kok materi yang akan disampaikan penting untuk dimunculkan di acara ybs.
• Apa yang diharapkan dari peserta
• Mengundang pembicara ke depan
• Memperkenalkan pembicara
• Mempersilahkan pembicara mulai berbicara
• Mengingatkan lagi masalah waktu tanpa perlu terdengar di mike
• Ketika sudah selesai, berikan komentar/review singkat tentang apa yang baru disampaikan

10) Sesi Kedua, ketiga, dan seterusnya. Apa yang dilakukan adalah memberi simpulan atau mencuplik sedikit bagian dari paparan yang baru saja disampaikan

“Menarik sekali apa yang disampaikan oleh Bapak/Ibu. Jadi ternyata … . Nah, baik. Sekarang, marilah kita beranjak pada pemaparan ke-2 yang akan disampaikan oleh yang terhormat Bapak/Ibu ….

11) Pada Sesi Diskusi

• Memberi kesempatan peserta bertanya setelah sebelumnya mensosialisasikan berapa banyak termin yang tersedia, dan berapa penanya di setiap terminnya. Sekalian juga Anda sampaikan aturan main semisal keharusan untuk mengacungkan tangan, lalu menyebutkan nama dan asal sebelum bertanya, serta batasan jumlah pertanyaan yang boleh diajukan setiap orang.
• Menegaskan; yang disampaikan peserta tu pertanyaan atau pernyataan
• Membantu peserta dalam merumuskan pertanyaan. Beneran, banyak sekali peserta yang bingung-bingung sendiri ketika bertanya.
• Memotong dan meringkas pertanyaan bila terlalu panjang
• Memancing pertanyaan dengan mengajukan frasa-frasa yang menggiring pada pertanyaan.
• Menegaskan dan mengulang pertanyaan, entah sekedar untuk memastikan seluruh peserta mendengar (manakala mike untuk peserta tidak tersedia) atau untuk mengingatkan lagi ketika narasumber hendak menanggapinya.

12) Kesimpulan dan Penutup. Ada kalanya kesimpulan tidak diperlukan jika memang forum/acaranya tidak dimaksudkan untuk membuat atau menuju ke arah simpulan tertentu. Yang wajib Anda sampaikan adalah poin-poin penting dari apa-apa yang telah disampaikan narasumber dan juga berdasarkan hasil sesi diskusi.

13) Pemberian kenang-kenangan. Untuk ini, Anda bisa bantu narasumber untuk memposisikan dirinya berdasarkan urutan tertentu di tempat pemberian kenang-kenangan. Bagaimana Anda tahu urutannya? Tentu saja karena Anda sebelumnya telah ngobrol dengan panitia tentang ini.

14) Foto bersama. Baik sekali bila Anda berada di tengah-tengah para narasumber. Dan sebaiknya simpan saja Peace Sign Anda